Qualitätsmanagement und PDCA Zyklus

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In diesem Beitrag schauen wir uns an, was man genau unter Qualitätsmanagement versteht. Dabei blicken wir auf den sogenannten PDCA Zyklus, welcher ganz konkret einzelne Schritte zur Verbesserung der Qualitätsstandards ermöglicht, egal ob in Kita, der Kinder- und Jugendhilfe oder Pflegeeinrichtungen. Das Ganze wird anhand eines einfach Beispiels erklärt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist Qualitätsmanagement?

Qualitätsmanagement in Einrichtungen umfasst die systematische Planung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen. Auf den pädagogischen Bereich bezogen vor allem hinsichtlich der Bildungs- und Betreuungsprozesse. Qualitätsmanagement beinhaltet die Entwicklung von Standards und Richtlinien, die regelmäßige Bewertung pädagogischer Arbeit, einzelner Prozesse und die Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung. Qualitätsmanagements in Einrichtungen ist Aufgabe des Trägers, bzw. der Leitung. Es ist auch möglich, dass eine Fachkraft als Qualitätsbeauftragte berufen wird.

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Ziel ist es, optimale Lern- und Entwicklungsbedingungen für Kinder und Jugendliche zu schaffen und gleichzeitig Transparenz und Vertrauen für Eltern und die Gesellschaft zu fördern. Es lässt sich die Qualität in jeglichen Prozessen und Abläufen systematisch anhand des Qualitätsmanagements und dessen Tools prüfen (egal ob rechtliche Aspekte, das Außengelände, fachlicher Kompetenz der Fachkräfte, Außengelände, Innenräume, Konzeption und dessen Umsetzung und vieles mehr). Gleich zeige ich dir den PDCA Zyklus, mit das bekannteste und bewährteste Tool im Qualitätsmanagement.

Qualitätsmanagement Pflege Kita PDCA

Wieso ist Qualitätsmanagement so wichtig?

Ein gutes Qualitätsmanagement in Einrichtungen ist wichtig, um eine qualitativ hochwertige, gerechte und optimale Bildung und Betreuung zu gewährleisten. Tools und Werkzeuge des Qualitätsmanagements bieten die Möglichkeit zur ständigen Überprüfung und Verbesserung von Prozessen und haben verschiedene übergeordnete Aspekte zum Ziel. Dazu zählt beispielsweise die Förderung der Lernumgebung, die Sicherung von Bildungsstandards, die Schaffung von Transparenz und Vertrauen bei Kindern, Jugendlichen, Mitarbeitenden, Eltern, die Förderung von Innovation und Anpassungsfähigkeit und die Effizienz und das Ressourcenmanagement. Kommen wir jetzt zum PDCA Zyklus, dem Tool aus dem Qualitätsmanagement

Der PDCA Zyklus

PDCA steht für 4 Schritte im Qualitätsmanagement zur Sicherstellung von Qualität und zur Optimierung von Prozessen und Abläufen. Beispielsweise in pädagogischen Einrichtungen. Schauen wir uns die einzelnen Schritte des PDCA Zyklus im Detail an, das Ganze anhand eines Beispiels dargestellt.

Qualitätsmanagement PDCA Zyklus

P für "plan"

Das ist die Planungsphase. In diesem Schritt wird geschaut, was überhaupt getan wird und wie es getan wird. Worauf dabei genau geschaut wird, können wirklich alle möglichen Prozesse in einer Einrichtung sein. Zur Veranschaulichung nehmen wir mal beispielhaft das Thema Partizipation und Beteiligung in Entscheidungsprozesse von Kindern in der Kita – ein Kinderrecht. In diesem Schritt wird der Ist Zustand betrachtet und analysiert, auf unser Beispiel bezogen also, was wird hinsichtlich der Partizipation wie getan? Natürlich muss auch ein Ziel festgelegt werden, also ein Zustand welcher erreicht werden soll.

Das kann beispielsweise sein, dass Kinder in bestimmte für sie relevante Entscheidungsprozesse in der Einrichtung einbezogen werden und somit in Mitspracherecht erhalten, Partizipation eben. Jetzt stellt sich die Frage, wie kann das Ziel erreicht werden? Auch das wird in diesem Schritt geklärt. Es kann also ein Konzept erstellt werden. Auf unser Beispiel bezogen können beispielsweise regelmäßige Kinderkonferenzen geführt werden, die Kinder werden überhaupt erst einmal bewusst zu Dingen befragt, Kollegen werden zum Thema Partizipation geschult, es gibt eine Beschwerdebox für Kinder und so weiter. Es werden also Änderungsmaßnahmen zur Erreichung des gewünschten Ziels geplant.

D für "do"

In diesem Schritt werden die geplanten Maßnahmen umgesetzt. Das Ganze muss aber nicht direkt in voller Gänze sofort geschehen. Sinnvoll ist es dies Schritt für Schritt zu tun. Auf unser Beispiel bezogen kann erstmal eine Fortbildung zur Umsetzung von Partizipation angesetzt werden, nach einem gewissen Zeitraum die Kinderkonferenzen einführen, dann die Beschwerdebox und so weiter. Vielleicht auch anfangs erstmal nur in einer Gruppe der Einrichtung testen ob die geplanten Ideen funktionieren und ankommen.

Qualitätsmanagement PDCA Zyklus

So ist es möglich, sich auf eine Sache zu konzentrieren, diese kann mit vollem Fokus umgesetzt werden, gleichzeitig werden die Kinder beispielsweise auch nicht mit zu vielen Änderungen überrannt. Jetzt kann schon geschaut werden, ob das Ganze überhaupt funktioniert, ob es ankommt. Mit genau dieser Frage kommen wir auch schon zum nächsten Punkt.

C für "check"

Dieser Schritt steht für das Prüfen der umgesetzten Maßnahmen und Interventionen. Im pädagogischen spricht man hier auch von Reflexion und Evaluation. Es wird also geschaut, was wie getan wurde und ob dies die gewünschten Effekte hatte, eine Kontrolle der Zielwirksamkeit.

Auf unser Beispiel bezogen; Hat die eine Fortbildung für die Kollegen zum Thema Partizipation gereicht? Sind die Kinderkonferenzen bei den Kindern gut angekommen? Oder sind die Kinder vielleicht überfordert und brauchen mehr Begleitung und Anleitung? Wurde die Beschwerdebox genutzt? Und so weiter.

Qualitätsmanagement PDCA Zyklus C check

In diesem Schritt werden gegebenenfalls kleine Anpassungen vorgenommen. Ist aber alles schief gelaufen? Die Fortbildung war schlecht gewählt, das Herangehen an Kinderkonferenzen und Beschwerdebox ist voll nach hinten losgegangen, die Kinder sind überfordert, dann gibt es bei diesem Schritt einen „break“ und es ist ein neuer Durchlauf nötig und es sollte wieder beim P, also dem Planen, begonnen werden. Wenn es aber passt, dann geht es weiter mit Schritt A.

A für "act"

Haben die geplanten Ideen und Maßnahmen funktioniert und zeigen ihre Wirkung, dann kann daran angeknüpft werden und dies im großen Rahmen umgesetzt werden.

Auf unser Beispiel bezogen können jetzt alle Maßnahmen in allen Gruppen genutzt werden, also nicht mehr nur im kleinen Rahmen Schrittweise in einzelnen Gruppen. Bei diesem Schritt spricht man davon, dass die Änderung jetzt der neue Standard ist. Die Kinderkonferenzen sind also keine Idee mehr, sondern normaler Standard in der Einrichtung.

Qualitätsmanagement PFlege Kita

PDCA Zyklus durchlaufen und dann?

Nach diesem Durchlauf ist aber nicht Schluss. Der PDCA Zyklus kann und sollte jetzt zur stetigen Verbesserung in regelmäßigen Abständen immer wieder durchlaufen, so funktioniert wirklich gutes Qualitätsmanagement. Auf unser Beispiel bezogen kann die Partizipation natürlich immer weiter ausgebaut und optimiert werden.

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